シフトの人手が足りなくて組めない — 足りないのは「人数」ではなく「時間」

シフトの穴が埋まらないとき、足りないのは人数ではなく時間であることがほとんどです。「あと1人ほしい」を「あと何時間ぶん」に直すと、穴の大きさも埋め方も変わります。

数えるものを人から時間に変えるだけで、同じ希望の束から組めるシフトが増えます。

「人が足りない」の中身は3つに分かれる

希望を集め終えて、シフト表を前にして手が止まる。土曜の夜が薄い。誰に頼むか考え始める。

このとき頭の中で起きているのは、実は別々の3つの問題です。

1つ目は次回の記事で扱います。この記事で扱うのは2つ目と3つ目です。基準が無く、単位が人数だと、穴は「なんとなく足りない」のままで、埋める手がかりが出てきません。

なぜ「人数」で数えると埋まらないのか

人数で数えると、1人は1人です。ところが実際の穴は「18時から21時まで」のように、時間の形をしています。

人数で見ると「土曜はあと1人ほしい」になります。丸一日出られる人を探すことになり、見つかりません。

時間で見ると「土曜は18時から21時に、あと3時間が2人ぶん」になります。3時間なら出せる人は、意外といます。

人は人数ではなく、時間（人時）で管理する。 同じ3人でも、4時間と8時間では別物です。穴も同じで、「1人」ではなく「何時間ぶん」で数えると、初めて埋め方が見えます。

手順 — 必要な時間を出して、集まった時間と比べる

やることは3ステップです。

1. その日に必要な人時を決める（売上目標から出す）
2. 集まった希望を人時に直す（出られる人の時間を足す）
3. 差を時間で出し、売上の山から埋める

数字で追う（モデル例）

実在の店舗ではなく、説明のためのモデルです。

必要な62時間は、売上ごとの必要人時の表から引いた値です（表の作り方は前回の記事に書きました。最初の3行は、自店でうまく回った日の実績から作ります）。

集まった希望が50時間なら、差は12時間。ここで初めて「土曜は人が足りない」が「土曜は12時間ぶん足りない」になります。

12時間の埋め方は1通りではない

人数で見ていると1つ目しか浮かびません。時間で見ると、3つ目が選べます。

どの時間帯から埋めるか

12時間を置く場所にも順番があります。売上の山から埋めます。 土曜なら、18時から21時の3時間に2人ぶん（6時間）、昼のピークの2時間に2人ぶん（4時間）、残り2時間は準備か締めに、という具合です。

逆に、暇な時間帯を先に埋めると、山に人が足りないまま「人時の合計だけは足りている」状態になります。合計が合っていても、置き場所が違えば店は回りません。

それでも埋まらないときは、目標側を見直す

12時間がどうしても集まらないことはあります。そのとき、無理に埋める手は2つしかありません。店長が入るか、誰かに長時間を頼むか。どちらも、翌週の希望をさらに減らします。

もう1つの手があります。その日の売上目標のほうを下げて、計画と実態を合わせておくことです。

必要人時は売上目標から出ています。50時間しか置けないなら、それで作れる売上はいくらか。表を逆に引けば出ます。目標を現実に合わせておけば、当日「足りないのに目標だけ高い」という状態にならず、結果の答え合わせもまともになります。

人件費は削るものではなく、配るもの。配る元になる時間が足りないときは、配り先の目標から直します。

手作業の限界

この考え方は紙でできます。ただ、毎週続けると次で止まります。

• 希望を人時に直す足し算を、日ごとに毎週やることになる
• 必要人時は売上目標が動くたびに変わる
• 「誰が何時間出せるか」が LINE とメモに散らばっている

とくに最初の足し算が地味に重く、結局「なんとなく足りない」に戻りがちです。

まとめ

• 穴は「人数」ではなく「時間」で数える。1人ではなく、何時間ぶんか
• その日に必要な人時を売上目標から先に出し、集まった希望を人時に直して差を見る
• 差が12時間なら「3人に4時間ずつ」が選べる。人数で見ると浮かばない埋め方
• 埋める順番は売上の山から。合計が合っていても置き場所が違えば回らない
• どうしても埋まらないなら、売上目標のほうを実態に合わせる

必要な人時の元になる数字は、人時シミュレーターで出せます。目標の売上と人件費率を入れると、1か月に使える人時の上限と、1日あたりに直した人時が出ます。登録もログインも要らず、入力した数字はお使いの端末の中だけに残ります。